Automatización cuentas a pagar
Financiero
La automatización del proceso de cuentas a pagar es una solución tecnológica en la nube diseñada para digitalizar, optimizar y controlar todo el ciclo de gestión de facturas en un hotel. Esta herramienta permite automatizar desde la recepción de las facturas de proveedores, su validación interna, la aprobación por parte de los responsables, hasta el pago final y su correspondiente registro en el ERP o sistema contable. Todo el flujo se realiza de forma digital, segura y sin papel, cumpliendo con la normativa fiscal vigente en España.
Gracias al uso de inteligencia artificial (IA) y machine learning, la automatización del proceso de cuentas a pagar permite a los hoteles mejorar la eficiencia operativa, reducir errores humanos y disponer de una trazabilidad total sobre cada documento financiero.
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Ventajas
Ahorro de tiempo en tareas administrativas: Elimina procesos manuales como la introducción de datos o el seguimiento de facturas, liberando al equipo financiero para tareas de mayor valor.
Reducción de errores humanos: La tecnología OCR y la IA minimizan errores en la contabilización de facturas, importes, fechas o datos de proveedores.
Mayor control y trazabilidad de facturas: Cada paso —desde la recepción hasta el pago— queda registrado y puede ser auditado, lo que mejora el control interno.
Cumplimiento fiscal garantizado: La digitalización certificada permite cumplir con los requisitos legales de la AEAT y elimina la necesidad de conservar papel.
Procesos centralizados para cadenas hoteleras: Ideal para hoteles con varias propiedades: permite gestionar todas las cuentas a pagar desde un único entorno digital.
Visibilidad en tiempo real del estado financiero: Dashboards actualizados al momento permiten ver qué facturas están pendientes, aprobadas o pagadas, mejorando la planificación financiera.
Mayor agilidad en la toma de decisiones: Con todos los documentos accesibles desde la nube y con filtros avanzados, los directores financieros o propietarios pueden tomar decisiones más rápidas y fundamentadas.
Automatización de pagos a proveedores: Reduce retrasos, mejora la relación con proveedores y evita errores en transferencias manuales.
Escalabilidad sin límites: Sin restricciones por número de usuarios o sedes, lo que permite crecer sin necesidad de cambiar de sistema.
Funcionalidades
Captura automática de facturas (OCR + IA): Reconocimiento inteligente de datos desde facturas escaneadas, PDFs o emails, con lectura automática de importes, fechas, proveedores, etc.
Flujos de aprobación configurable: Posibilidad de definir circuitos de validación internos según centros de coste, responsables de departamento o importe de la factura.
Integración con sistemas contables y ERPs: Conectores nativos con los principales softwares contables y de gestión hotelera (más de 250 integraciones).
Digitalización certificada de documentos: Homologación por la AEAT para que los documentos digitalizados tengan validez legal y se pueda prescindir del papel.
Control de versiones y trazabilidad de acciones: Registro detallado de quién hizo qué, cuándo y cómo, asegurando transparencia y trazabilidad total.
Automatización de pagos a proveedores: Módulo para ejecutar pagos directamente desde la herramienta, con validaciones previas y conciliación automática.
Gestión multiempresa y multiusuario: Permite operar con varias razones sociales o sedes hoteleras, y asignar distintos permisos y roles a los usuarios.
Archivo digital centralizado y accesible: Almacenamiento organizado y seguro de toda la documentación, con filtros por proveedor, fecha, estado, etc.
Alertas y notificaciones automáticas: Avisos personalizados para aprobaciones pendientes, vencimientos o incidencias en facturas.
Dashboard de seguimiento financiero: Paneles visuales en tiempo real para controlar el estado de las facturas, pagos realizados, pendientes, KPIs y reporting.